Comparatif
Orfevia ou le module d’achat de votre logiciel de caisse
Beaucoup de bijouteries disposent déjà d’un logiciel de caisse qui gère la vente, le stock, les étiquettes et parfois un écran d’achat au particulier. La question n’est donc pas d’ajouter un outil, c’est de savoir si celui qui est en place tient un registre au sens de l’article 321-7, ou une simple table d’achats. Voici la liste de contrôle à passer avant de décider quoi que ce soit.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Orfevia | le module d’achat du logiciel de caisse déjà installé |
|---|---|---|
| Nature du registre | Chaîne d’écritures scellées, aucune suppression offerte | Table d’achats, souvent modifiable par le profil administrateur |
| Relevé d’identité | Lecture de la bande MRZ des trois pièces acceptées | Champs libres à saisir, selon les versions |
| Photographies imposées | Quatre prises horodatées, poinçon et gravure obligatoires | Souvent facultatives, parfois limitées à une image produit |
| Extrait de réquisition | Périmètre limité à la période, daté, signé, remise inscrite au registre | Impression d’une liste, ou export à retravailler à la main |
| Taxe forfaitaire | 2091-SD pré rempli, échéance du mois rappelée | Rarement traité, la fiscalité de la cession n’est pas son métier |
| Arbitrage avec les plus values | Les deux régimes simulés, justification remise au vendeur | Absent, l’arbitrage se fait après coup avec le comptable |
| Cours des métaux | Or, argent et platine relevés chaque matin et historisés | Cours saisi à la main, rarement daté |
| Alertes de vigilance | Vendeur récurrent, plafond en espèces, objet à documenter | Non prévues dans un logiciel orienté vente |
| Vente, stock, étiquettes, TVA | Non traité, ce n’est pas un logiciel de caisse | C’est précisément son terrain et il le fait bien |
| Coût | 59 à 179 euros hors taxes par mois selon les points de vente | Module souvent inclus dans une licence déjà payée |
Table d’achats ou registre, la question à poser à votre éditeur
Un écran d’achat n’est pas un livre de police. La question à poser est simple et se répond par oui ou par non : un utilisateur disposant du profil administrateur peut il modifier ou supprimer un achat enregistré la semaine dernière, et si oui, la trace de cette modification est elle datée, motivée et attribuée. Si la réponse est floue, vous avez une table d’achats commode, pas un registre opposable en réquisition.
Posez ensuite la question de l’extrait. Le jour où un officier demande vos achats d’or de février et mars, votre logiciel produit il un document daté, signé, paginé et limité à ce périmètre, ou une liste imprimée qui expose au passage les achats de tous vos autres clients ? La différence n’est pas cosmétique : elle décide de ce que vous remettez et de ce que vous gardez pour vous.
La double saisie est le pire des scénarios
Si vous conservez votre caisse pour la vente et ajoutez un registre pour l’achat, la tentation est de tout saisir deux fois. C’est le scénario à éviter : deux bases qui divergent finissent par se contredire, et une contradiction dans un dossier vaut pire qu’une absence. La règle de partage est nette : l’achat au particulier, sa preuve et sa fiscalité d’un côté, la vente, le stock, les étiquettes et la TVA de l’autre.
Concrètement, l’écriture d’achat se porte une seule fois, au comptoir, avec identité, description, photographies et signature. L’entrée en stock et la mise en vente restent dans votre logiciel habituel, alimentées par un export au format tableur ou par une reprise des numéros d’écriture. L’inventaire des lots partant en fonte se prépare de la même façon, avec un bordereau de remise portant poids et titres cumulés. Chacun garde ainsi la fonction pour laquelle il a été conçu, et personne ne ressaisit une chevalière deux fois un samedi de forte affluence.
Ce qu’un logiciel de vente ne fera jamais pour vous
Un logiciel de caisse est construit pour vendre : encaisser, sortir du stock, éditer un ticket, suivre la TVA. Rien dans cette architecture ne prévoit qu’un professionnel devienne collecteur d’une taxe pour le compte d’un particulier, dépose un 2091-SD dans le mois de la cession, ou compare la taxe forfaitaire au régime des plus values avec un abattement de 5 pour cent par année de détention au delà de la deuxième.
Même écart sur la vigilance. Repérer un vendeur déjà venu quatre fois en deux mois, signaler qu’un règlement approche des limites du paiement en espèces, imposer des prises de vue supplémentaires sur un objet sensible : ce sont des réflexes de comptoir d’achat, pas de point de vente. Un outil dédié les porte parce qu’il n’a été conçu que pour cela, et il laisse volontiers la vente à celui qui la fait déjà bien.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre éditeur vous confirme par écrit que le module tient un registre chaîné, refuse toute suppression, trace l’auteur de chaque écriture et produit un extrait daté et signé limité à une période, ne changez rien : vous avez déjà ce qu’il faut, et payer deux fois pour la même fonction n’a aucun sens. C’est également le meilleur choix si vos achats au particulier sont marginaux, quelques reprises en dépôt par an, sans métaux précieux ni déclaration mensuelle à déposer.
Le verdict
Le module de caisse gagne quand il tient réellement un registre inaltérable et que votre volume d’achats est faible. Il perd dès que l’or passe le comptoir, parce que le sujet devient la preuve et la fiscalité de la cession, deux terrains où un logiciel de vente n’a jamais été conçu pour aller. Dans ce cas, gardez votre caisse pour ce qu’elle fait bien et sortez l’achat au particulier de son périmètre.
Questions frequentes
- Faut il abandonner mon logiciel de caisse ?
- Non, et ce n’est pas le but. La vente, le stock, les étiquettes et la TVA restent chez lui : ce sont des fonctions qu’un registre d’achat ne remplace pas et ne cherche pas à remplacer. Le partage porte sur l’achat au particulier, sa preuve et sa fiscalité, qui sortent de la caisse pour rejoindre un registre scellé et exportable.
- Comment éviter de saisir deux fois le même objet ?
- L’écriture d’achat se porte une seule fois au comptoir, puis l’entrée en stock s’alimente par export au format tableur ou par reprise des numéros d’écriture. Ce sens de circulation est le seul acceptable : le registre est la source, la caisse est le destinataire. L’inverse conduirait à modifier après coup une écriture déjà scellée, ce qui est précisément ce que l’on veut éviter.
- Mon éditeur affirme que son module est conforme, comment vérifier ?
- Demandez trois choses par écrit : la possibilité pour un administrateur de modifier ou supprimer un achat ancien, la nature de la trace laissée par une correction, et un exemple d’extrait limité à une période, daté et signé. Ces trois réponses suffisent à trancher, et elles valent mieux qu’une mention de conformité sur une plaquette commerciale.
Orfevia ou le module d’achat de votre logiciel de caisse
Le module de caisse gagne quand il tient réellement un registre inaltérable et que votre volume d’achats est faible. Il perd dès que l’or passe le comptoir, parce que le sujet devient la preuve et la fiscalité de la cession, deux terrains où un logiciel de vente n’a jamais été conçu pour aller. Dans ce cas, gardez votre caisse pour ce qu’elle fait bien et sortez l’achat au particulier de son périmètre.