Comparatif
Orfevia ou le tableur de suivi des achats, que choisir
Le tableur est l’outil de secours de tous les comptoirs qui ont voulu sortir du cahier : une ligne par achat, quelques colonnes, un total en bas. Il calcule mieux que le papier et se cherche plus vite. Sur le seul terrain qui compte au moment de la réquisition, l’impossibilité de retoucher une ligne validée, il ne peut structurellement rien offrir. Voici où il tient et où il lâche.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Orfevia | le tableur de suivi des achats |
|---|---|---|
| Intégrité d’une ligne validée | Empreinte cryptographique reprenant l’écriture précédente | Une cellule se réécrit sans laisser de trace exploitable |
| Ordre chronologique | Numérotation continue, aucun tri ne modifie la chaîne | Un tri par colonne réordonne le classeur en un clic |
| Relevé d’identité | Bande MRZ lue, contrôle de validité du document | Nom et numéro retapés à la main, fautes de frappe fréquentes |
| Photographies | Quatre prises horodatées attachées à l’écriture | Dossier d’images séparé, lien qui casse au premier classement |
| Description de l’objet | Familles fermées, titre et poids net, description comparable | Texte libre, aussi précis que la journée est calme |
| Taxe forfaitaire et plus values | Les deux régimes simulés, abattement de durée compris | Formule maison, à refaire à chaque changement de cas |
| Formulaires 2091-SD et 2092-SD | Pré remplis depuis les écritures rattachées, échéance rappelée | Report manuel, recopie des totaux, risque d’oubli du mois |
| Extrait de réquisition | Périmètre limité à la période, daté, signé, paginé | Fichier entier ou masquage manuel des autres clients |
| Qui a écrit quoi | Connexion nominative, auteur et horodatage sur chaque écriture | Fichier partagé, dernier enregistrement écrase le précédent |
| Conservation sur six ans | Registre, images et fiches signées conservés et exportables | Versions successives éparpillées entre postes et messagerie |
Un classeur ne peut pas devenir un registre
La qualité du tableur est aussi son défaut : tout y est modifiable, tout le temps. C’est parfait pour préparer une grille de marge et impossible à défendre pour un livre de police. Un historique de versions ne comble pas ce vide : il montre qu’une valeur a changé, il ne fournit pas d’écriture d’annulation motivée, datée, signée, laissant l’originale visible. Le jour de la réquisition, l’enquêteur ne compare pas des versions, il lit un registre.
S’ajoute un piège de manipulation. Un tri par colonne, une ligne insérée au mauvais endroit, une formule recopiée sur trente lignes, et l’ordre chronologique se perd sans que personne s’en aperçoive. Sur le papier, une ligne barrée reste au moins à sa place. Dans un classeur, l’erreur devient invisible et le registre cesse d’être le reflet du déroulé réel des achats de la semaine, ce que personne ne remarque avant le jour où il faut le produire devant un enquêteur qui, lui, lit les numéros dans l’ordre.
Les photographies et la pièce d’identité passent à la trappe
Sur le cahier comme sur le tableur, on renonce vite aux quatre prises de vue par objet, parce que la manipulation est pénible : photographier, transférer, renommer, ranger dans le bon dossier, espérer que personne ne déplacera rien. Or c’est précisément la photographie du poinçon de garantie et de la gravure qui permet à un enquêteur de reconnaître un bijou sur signalement. Une colonne de texte, si détaillée soit elle, ne le permet pas.
Même mécanique sur l’identité. Retaper un nom composé et un numéro de document en fin de journée, dans une case étroite, produit des fautes que personne ne relit jamais. La lecture de la bande MRZ range ces informations seule, en une dizaine de secondes, et signale une pièce expirée avant que l’écriture ne se poursuive. Le gain de temps est agréable, le gain d’exactitude est ce qui compte devant l’officier.
Le calcul fiscal, seul endroit où le tableur brille
Il faut le reconnaître : pour poser un calcul, comparer deux hypothèses et voir l’effet d’un point de marge, rien ne bat un tableur. Beaucoup de comptoirs ont ainsi une feuille très correcte qui compare taxe forfaitaire et régime des plus values avec l’abattement de durée. Le problème n’est pas la formule, il est de la tenir à jour, de la refaire à chaque cas particulier et de la conserver avec la cession à laquelle elle se rapporte.
Rattacher le calcul à l’écriture change la nature de l’exercice. Chaque cession est reliée à son entrée, chaque simulation est archivée avec ses chiffres et ses taux, chaque justification imprimée part avec le vendeur. Vous ne cherchez plus quelle version de la feuille a servi en mars, et l’expert comptable reçoit un export cohérent au format tableur. Le calcul reste donc là où il est bon, dans une feuille, mais il cesse de flotter à côté du registre au lieu d’y être attaché.
Quand l’alternative reste le bon choix
Gardez votre tableur pour tout ce qui n’est pas le registre : simuler une grille d’achat par famille, suivre vos marges, préparer un inventaire de lots partant en fonte, modéliser l’effet d’une variation du cours de l’or sur votre trésorerie. Il reste également suffisant si vous n’achetez pas à des particuliers et n’avez donc pas de livre de police à tenir. Le registre s’exporte d’ailleurs au format tableur, ce qui vous permet de continuer à travailler comme vous en avez l’habitude.
Le verdict
Le tableur est un excellent outil de calcul et un mauvais registre, pour une raison qui ne se corrige pas par de la discipline : une cellule se réécrit. Tant qu’il ne s’agit que de retrouver un achat, il suffit. Dès qu’il s’agit de prouver la date d’une écriture, d’attacher quatre photographies horodatées et de produire un extrait limité à une période, il faut autre chose. Les deux outils cohabitent très bien, chacun à sa place.
Questions frequentes
- Un historique de versions ne suffit il pas à prouver l’intégrité ?
- Il prouve qu’une modification a eu lieu, ce qui n’est pas la même chose. Un registre demande une écriture d’annulation motivée, datée et attribuée à son auteur, l’originale restant lisible. Un historique se purge, se désactive, se perd lors d’un changement de poste ou d’un export, et il ne se remet pas à un officier sous la forme d’un extrait paginé et signé.
- Puis je récupérer mon tableur actuel dans le registre ?
- Les douze derniers mois se reprennent, dans un bloc distinct identifié comme repris et daté du jour de la reprise, exactement comme pour un cahier papier. Prévoyez une séance de travail avec votre responsable de comptoir pour mettre vos colonnes en face des mentions obligatoires : c’est souvent là que l’on découvre les numéros de document manquants.
- Est ce que je pourrai encore exporter mes données quand je veux ?
- Oui. Le registre s’exporte au format tableur pour votre expert comptable, et les photographies se téléchargent, y compris si vous décidez d’arrêter l’abonnement. La règle est simple : ce que vous avez saisi vous appartient et doit pouvoir sortir sous une forme lisible, sans quoi la conservation sur six ans reposerait sur un prestataire plutôt que sur vous.
Orfevia ou le tableur de suivi des achats, que choisir
Le tableur est un excellent outil de calcul et un mauvais registre, pour une raison qui ne se corrige pas par de la discipline : une cellule se réécrit. Tant qu’il ne s’agit que de retrouver un achat, il suffit. Dès qu’il s’agit de prouver la date d’une écriture, d’attacher quatre photographies horodatées et de produire un extrait limité à une période, il faut autre chose. Les deux outils cohabitent très bien, chacun à sa place.